FAQ Office-365 : Différences Boîtes partagées / Alias / Groupes de distribution

jeudi 26 octobre

Avantages / Inconvénients sur Office-365

  • des boite partagées
  • des alias
  • des groupes de distribution

Ce sont trois choses très différentes. Voici un petit descriptif pour chacune.

Une boite partagée est une boite, consultable et utilisable par plusieurs personnes. Usages et avantages : plusieurs personnes peuvent en lire le contenu, et donc se remplacer l’une l’autre de manière transparente pour les correspondants. Lorsque j’écris à la boite Assistance, il y aura toujours quelqu’un pour me répondre, même si je ne sais pas qui. Cela permet aussi de respecter une sorte d’anonymat et d’éviter le "harcèlement" sur la boite d’une personne dont ce ne serait pas l’activité principale de répondre.
Inconvénient : Il faut qu’il y ai toujours au moins une personne disponible derrière la boite, et il faut mettre en place des méthodes de traitement des messages (qui répond à quoi, comment suivre les actions...).
Attention : avec certaines versions d’Outlook, les messages envoyés depuis l’adresse de boite partagée seront quand même stockés dans les "éléments envoyés" de compte de messagerie principal de l’expéditeur et pas dans les "éléments envoyés" de la boite partagée. Il faut les déplacer manuellement pour qu’ils apparaissent dans la bonne boite et puissent être visible des autres utilisateurs.

Des alias sont, au contraire, plusieurs adresses qui vont pointer vers le même compte de messagerie.
Usages : une femme s’est mariée ou a divorcée et souhaite modifier son adresse de messagerie, mais il est souhaitable que l’ancienne adresse reste fonctionnelle ; une personne travaille pour plusieurs clients et souhaite avoir une adresse spécifique pour chacun, mais sans avoir plusieurs comptes de messagerie.
(Remarque : une boite générique peut avoir plusieurs alias)

Un groupe de distribution, est une adresse qui va redistribuer le message à l’ensemble des membres. C’est une adresse, mais pas un compte de messagerie.
(Groups, équipes Teams, équipes Planner vont créer des groupes de distribution). C’est l’équivalent, à usage collectif, d’un groupe de contacts créé dans le carnet d’adresse Outlook.
Usages et avantages : diffuser des messages simplement à des groupes prédéfinis de personnes (adresses). Il est plus simple de mettre à jour des groupes de distribution, que d’espérer que chaque utilisateur mette à jour ses groupes de contacts, mais cela nécessite une remontée des informations au gestionnaire de l’annuaire.
La liste des membres peut être visible de tous ou d’accès restreint (anonymat des destinataires réels pour l’expéditeur et pour les destinataires entres eux).
Inconvénient : un groupe de diffusion n’est pas une adresse d’expédition, il n’écrit pas, on peut seulement écrire à ses membres. Il ne peux pas y avoir de suivi des réponses faites à l’xpéditeur, par les membres eux mêmes (sauf à répondre au groupe de diffusion et à l’expéditeur initial, ce qui équivaut à un répondre à tous, pratique à éviter).

Source  : Ludovic ALAZAY - Edugroupe.com - MOOC O365